Business Central'da kullanıcı ve izin kümesi tanımlama
Business Central online'da kullanıcıyı Microsoft 365'ten alma, izin kümesi atama, güvenlik grubu kurma ve etkin izinleri kontrol etme adımları.
İçindekiler
Business Central online’da bir kullanıcı önce Microsoft 365 yönetim merkezinde oluşturulur ve lisans alır, sonra Business Central’a alınır. Kullanıcının hangi ekranlarda ne yapabileceğini ise izin kümeleri belirler. Bütün kullanıcılara girişten önce en az bir izin kümesi atanması gerekir; atanmazsa kullanıcı sisteme girse bile nesnelere erişemez.
Bu yazıda kullanıcıyı Business Central’a almayı, izin kümesi atamayı, güvenlik grubuyla toplu yönetmeyi ve bir kullanıcının etkin izinlerini kontrol etmeyi sırasıyla anlatıyoruz. Anlatım Microsoft Learn belgelerine dayanır ve Business Central online içindir.
Ön koşullar
Başlamadan önce şunlar hazır olmalıdır:
- Kullanıcı hesabı Microsoft 365 yönetim merkezinde oluşturulmuş olmalıdır. Business Central online’da kullanıcıyı doğrudan Business Central içinde oluşturamazsınız.
- Kullanıcıya Business Central lisansı atanmış olmalıdır. Lisans türlerini lisans türleri yazımızda anlattık; lisansı iş ortağı CSP üzerinden tanımlar.
- İşlemi yapan kişide SUPER izin kümesi bulunmalıdır. Microsoft, kullanıcıları Microsoft 365’ten eşitleyen sihirbazın SUPER izin kümesi gerektirdiğini belirtir.
Kullanıcı kayıtları ve lisans türleri arasındaki ilişkiyi görmek isterseniz lisanslama sayfamıza bakabilirsiniz.
Kullanıcıyı Business Central’a alma
Microsoft 365’te oluşturulan kullanıcı Business Central’a iki yolla gelir. Birincisinde kullanıcı ilk kez giriş yaptığında hesabı otomatik içe alınır. İkincisinde yönetici Kullanıcılar (Users) sayfasından Microsoft 365’ten kullanıcıları güncelle (Update Users from Microsoft 365) eylemini seçer.
İlk kurulumda ya da yeni bir ekip eklerken ikinci yol daha rahattır, çünkü kullanıcılar henüz giriş yapmadan başlangıç izinlerini siz belirleyebilirsiniz. Adımlar şöyledir:
- Yönetici hesabıyla Business Central’a girin.
- Arama simgesine (Alt+Q) tıklayıp Kullanıcılar yazın ve sayfayı açın.
- Microsoft 365’ten kullanıcıları güncelle eylemini seçin.
- Eşitleme bitince listeden yeni kullanıcıları kontrol edin.
İki noktaya dikkat edin. Eşitleme lisansı olmayan kullanıcıları, örneğin Dynamics 365 yöneticisi rolündeki biri, güncellemez; o kullanıcı bir sonraki girişinde güncellenir. Ayrıca bir kullanıcı Business Central’a giriş yaptıktan sonra onu silemezsiniz. Erişimi kaldırmak için Kullanıcı kartı (User Card) sayfasında Durum (Status) alanını Devre dışı (Disabled) yapabilirsiniz; kullanıcının kayıtları korunur, ama oturum açamaz.
Lisansa göre başlangıç izinleri
Business Central, kullanıcıyı eşitlerken lisansa bağlı varsayılan izin kümelerini otomatik atar. Microsoft’un örneğine göre Team Member lisansı varsayılan olarak D365 READ, D365 TEAM MEMBER, EDIT IN EXCEL - VIEW, EXPORT REPORT EXCEL ve LOCAL izin kümelerini getirir. Lisansa bağlı kullanıcı gruplarından gelen kümeler de eklenir.
Bu varsayılan yapı size uymuyorsa değiştirebilirsiniz:
- Arama kutusuna Lisans yapılandırması (License Configuration) yazıp sayfayı açın.
- Özelleştirmek istediğiniz lisansı seçin ve Yapılandır (Configure) eylemini seçin.
- İzinleri özelleştir (Customize permissions) alanını açıp değişiklikleri yapın.
Burada önemli bir sınır var: Microsoft’a göre bu özelleştirme yalnızca lisansı sonradan atanan yeni kullanıcıları etkiler, mevcut kullanıcıları güncellemez. Bu yüzden izinleri özelleştirmeyi, kullanıcılara Microsoft 365’te lisans atamadan önce yapmanızı öneriyoruz.
İzin kümesi atama
İzin kümesi, belirli veritabanı nesneleri için tanımlanmış izinler topluluğudur. Microsoft ve çözüm sağlayıcılar hazır kümeler sunar, isterseniz kendi kümenizi de oluşturabilirsiniz. Bir kümeyi kullanıcıya iki yoldan atarsınız.
Kullanıcı kartından atama
- Kullanıcılar sayfasında kullanıcıyı seçin. Atanmış kümeler sağdaki İzin kümeleri bilgi kutusunda görünür.
- Düzenle (Edit) eylemiyle Kullanıcı kartı sayfasını açın.
- Kullanıcı izin kümeleri (User Permission Sets) bölümünde yeni bir satır ekleyip izin kümesini seçin.
- Kümenin yalnızca belirli bir şirket için geçerli olmasını istiyorsanız Şirket (Company) alanında o şirketi seçin. Alanı boş bırakırsanız küme bütün şirketlerde geçerli olur.
Kullanıcıya göre izin kümesi sayfasından atama
Birden çok kullanıcıya farklı kümeler atayacaksanız bu yol daha hızlıdır.
- Kullanıcılar sayfasında Kullanıcıya göre izin kümesi (Permission Set by User) eylemini seçin.
- Gerekirse Şirket adı (Company name) alanını doldurun; boş bırakırsanız atama bütün şirketler için geçerlidir.
- İlgili izin kümesinin satırında kullanıcı adının altındaki kutuyu işaretleyin. Tüm kullanıcılar (All Users) kutusu kümeyi herkese atar.
Birden çok şirketiniz varsa bu alan önemlidir. Bir kümenin bazı şirketlerde geçerli, bazılarında geçersiz olmasını istiyorsanız kümeyi her şirket için ayrı ayrı eklemeniz gerekir.
SUPER izin kümesi
SUPER, kullanıcıya lisansının izin verdiği bütün nesnelere erişim sağlayan özel bir kümedir. Microsoft’un notuna göre Essentials lisanslı ve SUPER kümeli bir kullanıcı, Team Member lisanslı ve SUPER kümeli bir kullanıcıdan daha geniş işlev kullanır; yani lisans ayrıca sınır koyar.
Microsoft 365 eşitlemesinde işleyiş şöyledir: ilk giren kullanıcıya SUPER atanır, diğer kullanıcılarda bu küme yöneticiler dışında kaldırılır ve en az bir SUPER kullanıcı bulunması gerekir. Günlük iş yapan kullanıcıya SUPER vermek, izin yönetimini anlamsız kılar. Muhasebe, satış ya da satın alma çalışanına rolüne uygun kümeler atamak daha güvenlidir.
Güvenlik grubuyla toplu yönetim
Aynı işi yapan on kullanıcıya tek tek küme atamak yerine güvenlik grubu kullanabilirsiniz. Microsoft’a göre güvenlik grupları, 2023 sürüm dalgası 1 (sürüm 22) ile eski kullanıcı gruplarının yerini aldı. Eski kullanıcı gruplarını 2024 sürüm dalgası 2’ye (sürüm 25) kadar kullanmak mümkündü.
- Microsoft Entra yönetim merkezinde grubu oluşturun ve üyeleri ekleyin.
- Business Central’ta Güvenlik grupları (Security Groups) sayfasını açıp Yeni (New) eylemini seçin.
- Microsoft Entra güvenlik grubu adı alanında Entra grubunu seçin.
- Grubu seçip İzinler (Permissions) eylemine girin. Kümeleri tek tek seçebilir ya da Birden fazla ekle (Add multiple) eylemiyle toplu ekleyebilirsiniz.
- Gerekirse Şirket sütununu doldurun.
Üyeler gruptaki izinleri otomatik alır. Üyelerin Üyeler kartında görünmesi için ayrıca Business Central’a kullanıcı olarak alınmış olmaları gerekir.
Özel izin kümesi oluşturma
Hazır kümeler işinizi karşılamıyorsa kendi kümenizi oluşturabilirsiniz.
- İzin kümeleri (Permission Sets) sayfasını açıp Yeni eylemini seçin.
- Satırdaki alanları doldurun ve İzinler eylemini seçin.
- Tür (Type) alanında izni dahil mi, hariç mi tutacağınızı belirleyin.
- Okuma, ekleme, değiştirme, silme ve çalıştırma izni alanlarında erişim düzeyini seçin.
- Nesne türü ve Nesne kimliği alanlarında erişim verdiğiniz nesneyi belirleyin.
Erişim düzeyleri sıralıdır: boş değer izin vermez, Evet (Yes) en yüksek izni verir, Dolaylı (Indirect) ise nesneye yalnızca başka bir ilgili nesne üzerinden erişime izin verir. Bir izin hem dahil hem hariç tutulan kümelerde varsa Microsoft’a göre hariç tutma geçerli olur.
Yeni küme için sıfırdan satır yazmak zorunda değilsiniz. Bir kümeyi İzin kümesini kopyala (Copy Permission Set) eylemiyle kopyalayıp Kopyalama işlemi (Copy operation) alanında üç seçenekten birini seçebilirsiniz: referansla kopyalama, düz izin kopyası ya da birebir kopya. Bir iş akışı için hangi nesnelere izin gerektiğini bilmiyorsanız İzinleri kaydet (Record Permissions) eylemini başlatıp o işlemi kendiniz yapabilirsiniz; Business Central dokunduğunuz nesneleri kaydeder ve kümeye ekletir.
Etkin izinleri doğrulama
Atama bittikten sonra kullanıcının gerçekte neye erişebildiğini kontrol edin:
- Kullanıcılar sayfasında ilgili kullanıcının kartını açın.
- Etkin izinler (Effective Permissions) eylemini seçin.
- İzinler bölümünde kullanıcının eriştiği nesneleri, İzin kümesine göre bölümünde bu izinleri hangi kümenin verdiğini görün.
Başka kullanıcıların etkin izinlerini görmek için SECURITY ya da SUPER kümesine sahip olmanız gerekir. Kullanıcı tanımlı kümeleri bu sayfadan düzenleyebilirsiniz, ama düzenleme o kümeye sahip bütün kullanıcıları etkiler.
Sık yapılan hatalar
- Lisans yapılandırmasını sonradan değiştirmek. Değişiklik mevcut kullanıcıları etkilemez. Eksik izinleri Kullanıcılar sayfasından ayrıca atayın.
- Teams erişimini açıp izinleri tanımlamamak. Microsoft’un sorun giderme sayfasına göre yönetim merkezinde Microsoft 365 erişimini açıp Lisans yapılandırması sayfasında izin atamazsanız, Teams’ten giren kullanıcılar hiçbir nesneye izni olmadan oluşturulur.
- Her kullanıcıya SUPER vermek. Yetki ayrımını ortadan kaldırır.
- Bir kümeyi düzenlerken diğer kullanıcıları unutmak. Küme değişikliği o kümeye sahip herkese yansır; önce kimlerde olduğuna bakın.
Xen Bilişim’in hizmeti
Kullanıcı ve izin yapısını kurulum sırasında rollere göre tasarlıyoruz: hangi çalışan hangi lisansı alacak, hangi kümeleri kullanacak, şirketler arası ayrım nasıl olacak. Mevcut kurulumlarda ise uygulama yönetimi ve destek kapsamında izinleri gözden geçirip gereksiz SUPER atamalarını ve hatalı kümeleri düzeltiyoruz. Ekibinize izin yönetimini öğretmek için eğitim hizmetimize bakabilir, kendi durumunuz için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Business Central'da bir kullanıcıya izin kümesi nasıl atanır?
Kullanıcılar sayfasında kullanıcıyı seçip kullanıcı kartını açarsınız. Kullanıcı izin kümeleri bölümüne yeni bir satır ekleyip izin kümesini seçersiniz. Birden çok kullanıcıya atama yapmak için Kullanıcıya göre izin kümesi sayfası da kullanılabilir.
Kullanıcıya izin kümesi atamazsam ne olur?
Microsoft'un açıklamasına göre bütün kullanıcılara Business Central'a girmeden önce bir ya da daha fazla izin kümesi atanmalıdır. Atama yapılmadığında kullanıcı nesnelere erişemez ve izin hatası görür.
SUPER izin kümesini herkese vermek doğru mu?
Doğru değil. SUPER, lisansın izin verdiği bütün nesnelere erişim sağlar. Business Central, Microsoft 365'ten gelen kullanıcılarda SUPER kümesini ilk giren kullanıcı ve yöneticiler dışında kaldırır. En az bir SUPER kullanıcı bulunması gerekir.
Lisans yapılandırmasında izinleri değiştirdim ama mevcut kullanıcılar etkilenmedi, neden?
Lisans yapılandırmasındaki özelleştirme yalnızca o lisans atandıktan sonra oluşturulan yeni kullanıcıları etkiler. Mevcut kullanıcılar için eksik izinleri Kullanıcılar sayfasından ayrıca atamanız gerekir.
Bir izin kümesini düzenlersem diğer kullanıcılar etkilenir mi?
Evet. Bir izin kümesini düzenlediğinizde değişiklik o kümeye sahip bütün kullanıcılara uygulanır. Yalnızca kullanıcı tanımlı izin kümeleri düzenlenebilir.
Kaynaklar
Bu yazı, Microsoft iş uygulamaları hizmetini veren Xen Bilişim ekibi tarafından hazırlanmıştır. Hakkımızda
