Business Central nedir, Türkiye'de nasıl kullanılır?
Dynamics 365 Business Central'ın kapsamı, sürümleri ve Türkiye'de kullanımı: iş ortağı uyarlaması, Türkçe arayüz, e-belge ve verinin tutulduğu bölge.
İçindekiler
Dynamics 365 Business Central, Microsoft’un küçük ve orta ölçekli işletmeler için geliştirdiği kurumsal kaynak planlama (ERP) yazılımıdır. Muhasebe, satış, satın alma, stok, depo ve proje kayıtları tek bir veritabanında tutulur. Premium sürümde üretim ve servis yönetimi de bu yapıya eklenir. Ürün, yıllarca şirket içi sunucularda kurulan Dynamics NAV’ın devamıdır ve bugün ağırlıklı olarak Microsoft’un bulut hizmeti olarak kullanılır.
Bu yazıda Business Central’ın neler yaptığını, hangi sürümlerinin olduğunu ve Türkiye’de kullanırken bilinmesi gereken konuları anlatıyoruz. Türkiye tarafında üç konu öne çıkar: uyarlamanın iş ortağı uygulamalarıyla gelmesi, e-belge için özel entegratör gerekmesi ve verinin tutulduğu bölge.
Business Central’da hangi işler yapılır
Business Central bir işletmenin günlük kayıtlarının neredeyse tamamını kapsar. Her kayıt bir belgeye bağlı tutulur, belgeler de birbirine bağlıdır. Bir satış teklifi onaylandığında siparişe dönüşür, sipariş sevk edildiğinde stok düşer ve irsaliye oluşur, fatura kesildiğinde cari hesap ve muhasebe kayıtları kendiliğinden oluşur. Aynı veriyi farklı ekranlara yeniden yazmak gerekmez.
Finans ve muhasebe. Genel muhasebe, hesap planı, cari hesaplar, banka ve kasa hareketleri, bütçe ve dönem kapanışı Business Central’ın temelidir. Dövizli işlemler ve kur farkı hesabı standart olarak gelir. Banka hareketleri içeri alınıp kayıtlarla eşleştirilebilir.
Satış ve satın alma. Teklif, sipariş, irsaliye ve fatura zinciri müşteri tarafında da tedarikçi tarafında da aynı mantıkla işler. Müşteriye ya da müşteri grubuna özel fiyat ve iskonto tanımlanabilir. Belirli tutarın üzerindeki siparişler için onay adımı kurulabilir.
Stok ve depo. Her stok hareketi bir belgeye bağlıdır; miktar ve maliyet aynı anda güncellenir. Lot ve seri numarası takibi, depo içi raf yerleşimi, depolar arası transfer ve sayım standart özellikler arasındadır.
Proje. Proje bazlı çalışan işletmeler maliyetleri, harcanan zamanı ve faturalamayı proje kartı üzerinden izleyebilir.
Üretim ve servis (Premium). Premium sürümde ürün ağacı ve rota tanımlanır, siparişe ya da stoğa göre üretim emri açılır, malzeme ve işçilik harcandıkça mamul maliyeti oluşur. Servis yönetiminde servis sözleşmeleri, servis siparişleri ve teknisyen atamaları izlenir.
Microsoft 365 ile birlikte çalışması
Business Central’ı diğer ERP’lerden ayıran özelliklerden biri Microsoft 365 ile iç içe çalışmasıdır. Kullanıcılar Business Central’a Microsoft 365 hesaplarıyla, yani her gün kullandıkları e-posta adresi ve parolayla girer. Ayrı bir kullanıcı adı ve parola yönetmek gerekmez.
Business Central’daki listeler Excel’de açılıp düzenlenebilir. Outlook’ta bir müşteriden gelen e-postanın yanında o müşterinin cari bilgisi görüntülenebilir. Teams’te bir kayıt paylaşıldığında, ekibin diğer üyeleri o kaydı Teams içinden görebilir. Microsoft’un lisans açıklamasına göre, işletmede en az bir Business Central lisansı olduğu sürece belirli Microsoft 365 planlarına sahip çalışanlar paylaşılan kayıtları Teams içinden ek ücret ödemeden salt okunur olarak görebilir.
Sürümler ve lisans mantığı
Business Central kullanıcı başına lisanslanır ve lisanslar yalnızca Microsoft’un bulut bayi programı (CSP) üzerinden satın alınabilir. Temel lisans türleri şunlardır:
- Essentials: Finans, satış, satın alma, stok, depo ve proje işlerini yapan tam kullanıcılar için.
- Premium: Essentials kapsamına üretim ve servis yönetimini ekler.
- Team Member: Kayıtları görüntüleyen, onay veren ve sınırlı güncelleme yapan kullanıcılar için.
- Cihaz: Depo terminali, kasa ya da üretim hattı gibi birden çok kişinin kullandığı cihazlar için.
- Harici muhasebeci: İşletme dışından hizmet veren muhasebeciler için.
Aynı ortamdaki tam kullanıcıların hepsi aynı sürümde olmalıdır; yani bir ortamda hem Essentials hem Premium tam kullanıcı bulunamaz. Lisans türlerinin ayrıntısını Business Central lisans türleri yazısında anlattık.
Satın almadan önce denemek isteyen işletmeler için Microsoft 30 günlük bir deneme sunar. Deneme şirketi daha sonra gerçek kullanım şirketine çevrilebilir.
Türkiye’de Business Central
Microsoft, Business Central’ın bazı ülkeler için kendi yerel sürümünü yayımlar. Türkiye bu ülkeler arasında değildir. Microsoft’un yayımladığı ülke listesinde Türkiye, uyarlamanın iş ortakları tarafından yapıldığı ülkeler arasında yer alır ve temel sürüm olarak uluslararası (W1) sürüm kullanılır.
Bu, pratikte şu anlama gelir: Türkiye’de kurulan bir Business Central, önce uluslararası sürümle açılır. Türkçe ekranlar, Türkiye’ye özgü raporlar ve e-belge işlemleri, iş ortaklarının Microsoft Marketplace’te (AppSource) yayımladığı uygulamalarla eklenir. Bu uygulamaların kapsamı ve ücreti yayımlayan firmaya göre değişir ve lisans ücretine dahil değildir.
Türkçe arayüz
Microsoft, Business Central’ın platform metinlerinin Türkçesini sağlar. Uygulama ekranlarının Türkçesi ise iş ortaklarının yayımladığı dil uygulamalarıyla gelir. Kurulum sırasında dil uygulaması yüklenir ve kullanıcılar Türkçe ekranlarla çalışır.
e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Defter
Uluslararası sürümde Türkiye’nin e-belge sistemine özgü senaryolar ve belge biçimi bulunmaz. Bu yüzden bir Türkiye e-belge uygulaması kurulur ve Gelir İdaresi Başkanlığı’nın onayladığı bir özel entegratörle bağlantı yapılır. Fatura kaydedilirken alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv fatura olarak gönderilir. Konunun ayrıntısını Business Central ile e-Fatura ve e-Arşiv yazısında anlattık.
Verinin tutulduğu bölge
Microsoft’un ülke listesine göre Türkiye için açılan Business Central ortamlarının veritabanları Birleşik Arap Emirlikleri Azure coğrafyasında barındırılır. Bu, kişisel verilerin yurt dışına aktarılması anlamına gelir. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu açısından aydınlatma metninin ve aktarım dayanağının buna göre hazırlanması gerekir. Bu konuyu kurulumdan önce hukuk danışmanınızla ya da KVKK danışmanınızla birlikte ele almanızı öneririz.
Güncellemeler
Business Central online’ı sunucu ya da sürüm yükseltmesi açısından işletme yönetmez; Microsoft yönetir. Microsoft her yıl nisan ve ekim aylarında iki büyük güncelleme yayımlar. Bu iki ayın dışındaki her ay da küçük güncellemeler gelir. Büyük güncellemenin tarihi, beş aylık bir pencere içinde yönetici tarafından seçilebilir. Ayrıntıları Business Central güncelleme takvimi yazısında anlattık.
Bu yapının işletme için iki sonucu vardır. Birincisi, birkaç yılda bir yapılan pahalı sürüm yükseltme projeleri ortadan kalkar. İkincisi, Türkiye uyarlama uygulamalarının ve size özel eklentilerin her büyük güncellemeden önce yeni sürümle sınanması gerekir.
Kimler için uygun
Business Central, muhasebesini, stoğunu ve satışını aynı sistemde tutmak isteyen işletmeler için tasarlanmıştır. Özellikle şu durumlarda öne çıkar:
- Microsoft 365 kullanan ve kullanıcılarının aynı hesapla ERP’ye girmesini isteyen işletmeler,
- yurt dışında grup şirketi ya da ortağı Business Central kullanan işletmeler,
- birden çok şirketi ya da depoyu tek sistemde izlemek isteyen işletmeler,
- sunucu bakımı ve sürüm yükseltmesiyle uğraşmak istemeyen işletmeler,
- Dynamics NAV kullanan ve buluta geçmek isteyen işletmeler.
Dynamics NAV kullanan işletmeler için Microsoft’un tanımladığı geçiş yollarını Dynamics NAV’dan Business Central’a geçiş yazısında anlattık.
Kurulum nasıl ilerler
Business Central boş bir şirketle açılır. Günlük işte kullanılabilmesi için hesap planı, belge numara serileri, kullanıcılar ve yetkiler, ödeme ve teslim koşulları, Türkiye uyarlama uygulamaları ve e-belge bağlantısı kurulmalıdır. Ardından eski sistemdeki kartlar ve açılış bakiyeleri aktarılır.
Bizim kurulumlarımızda süreç beş adımda ilerler: mevcut işleyişin çıkarılması ve yazılı kapsam, kurulum ve ayarlar, kendi verilerinizle deneme ortamında sınama, kullanıcı eğitimi ve canlıya geçiş. Kurulum paketlerinin kapsamını kurulum sayfasında, veri aktarımının adımlarını veri aktarımı sayfasında bulabilirsiniz.
Değerlendirme
Business Central, Türkiye’de yaygın kullanılan yerli ERP’lerden farklı olarak doğrudan Türkiye için yazılmış bir ürün değildir. Türkiye’de sağlıklı çalışması, doğru uyarlama uygulamasının seçilmesine, e-belge bağlantısının sınanmasına ve verinin tutulduğu bölgenin baştan konuşulmasına bağlıdır. Bu üç konu kurulumdan önce netleştirildiğinde Business Central, Microsoft 365 ile birlikte çalışan, sürüm yükseltme derdi olmayan ve işletme büyüdükçe genişleyen bir yapı sunar.
İşletmeniz için hangi sürümün ve hangi kurulum kapsamının uygun olduğunu konuşmak isterseniz iletişim formundan bize yazabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Business Central bulutta mı çalışır?
Microsoft'un sunduğu Business Central online sürümü bulutta çalışır. Sunucu, veritabanı yedeği ve sürüm yükseltmesi Microsoft tarafından yapılır. Şirket içinde kurulan bir sürüm de vardır, ancak yeni kurulumların büyük kısmı online sürümle yapılır.
Business Central Türkçe kullanılabilir mi?
Evet. Microsoft platform metinlerinin Türkçesini sağlar; uygulama ekranlarının Türkçesi ise iş ortaklarının Microsoft Marketplace'te yayımladığı dil uygulamalarıyla gelir.
Business Central ile e-Fatura kesilebilir mi?
Kesilebilir. Uluslararası sürümde Türkiye'ye özgü e-belge senaryoları bulunmadığı için bir Türkiye e-belge uygulaması kurulur ve onaylı bir özel entegratörle bağlantı yapılır.
Türkiye'deki Business Central verileri nerede tutulur?
Microsoft'un ülke listesine göre Türkiye için açılan ortamlar Birleşik Arap Emirlikleri Azure coğrafyasında barındırılır. Bu durum KVKK açısından yurt dışına aktarım olarak değerlendirilmelidir.
Kaynaklar
Bu yazı, Microsoft iş uygulamaları hizmetini veren Xen Bilişim ekibi tarafından hazırlanmıştır. Hakkımızda
