Business Central Team Member lisansı: kime yeter, neleri kapsar
Business Central Team Member lisansı kime yeter? Microsoft'un tanımına göre yapabildikleri, Essentials gerektiren işler ve Microsoft 365 erişimiyle farkı.
İçindekiler
Business Central Team Member lisansı, kayıtlara bakan, kendisine düşen onayı veren ve mevcut kartlarda sınırlı güncelleme yapan çalışanlar için yeterlidir. Microsoft’un bu lisans için saydığı haklar arasında satış siparişi, fatura ya da stok hareketi oluşturmak yoktur. Bu işleri yapan kullanıcıya Essentials veya Premium lisansı gerekir. Lisans sayısını belirlerken asıl iş, her çalışanın sistemde ne yapacağını tek tek yazmaktır.
Bu yazıda Microsoft’un Team Member tanımını, günlük işlerin hangi lisansa düştüğünü, Microsoft 365 ve cihaz lisansıyla farkı ve satın almadan önce izlenecek yolu anlatıyoruz. Lisans türlerinin genel karşılaştırması için Business Central lisans türleri yazısına bakabilirsiniz.
Microsoft’un tanımı
Microsoft’un Dynamics 365 Lisanslama Kılavuzu’nun Ekim 2026 sürümüne göre Business Central Team Member lisansı, adı belli bir kullanıcıya şu hakları verir. Haklar kullanıcının kendi işi içindir, başkası için ya da başkası adına kullanılamaz:
- Business Central içindeki veriyi okumak.
- Daha önce oluşturulmuş müşteri, satıcı ya da stok kartı gibi mevcut verileri ve hareketleri güncellemek. Kılavuz “hareket”i, güncellenebilen belirli muhasebe bilgisi olarak tanımlıyor; örnek olarak müşteri hareketindeki vade tarihini veriyor.
- Kendisine atanan tüm iş akışı görevlerini onaylamak ya da reddetmek. Bu onaylar yalnızca Team Member’ın erişebildiği kayıtları güncelleyebilir.
- Satış ya da satın alma teklifi oluşturmak, düzenlemek ve silmek.
- Kişisel bilgileri oluşturmak, düzenlemek ve silmek.
- Proje zaman çizelgelerini onaya gönderilmek üzere düzenlemek.
- Dynamics 365 lisansıyla gelen Power Apps ve Power Automate kullanım haklarından yararlanmak.
Kılavuz ayrıca Team Member uygulama modülünün en fazla 15 ek tabloyla (özel tablo ya da standart Dataverse tablosu) özelleştirilebileceğini belirtiyor. Lisansın genel tanımı ise “belirli verilere salt okunur erişim ve sınırlı işlevsellik” şeklinde.
Hangi iş hangi lisansa düşer
Aşağıdaki tablo, yukarıdaki hak listesini günlük işlere çevirir. “Hayır” yazan satırlar, Microsoft’un Team Member için saymadığı işlerdir.
| Çalışanın işi | Team Member yeter mi | Not |
|---|---|---|
| Müşteri, satıcı ve stok bilgilerine bakmak | Evet | Okuma hakkı |
| Mevcut bir müşteri kartındaki bilgiyi güncellemek | Evet | Yeni kart açmak bu hakların arasında yok |
| Kendisine atanan satın alma ya da masraf onayını vermek | Evet | Yalnızca erişebildiği kayıtlar |
| Satış teklifi hazırlamak | Evet | Oluşturma, düzenleme, silme |
| Proje zaman çizelgesini düzenlemek | Evet | Onaya gönderilmek üzere |
| Satış siparişi ya da satış faturası oluşturmak | Hayır | Essentials veya Premium |
| Stok hareketi ya da yevmiye kaydı girmek | Hayır | Essentials veya Premium |
| Üretim emri ya da servis siparişi yönetmek | Hayır | Üretim ve servis yönetimi Premium kapsamında |
Burada ayrım “okuyan ve onaylayan” ile “belge oluşturup kesinleştiren” arasındadır. Satış müdürü, bölge yöneticisi, bütçe sahibi, şantiye şefi gibi kişiler çoğu zaman ilk gruba girer. Muhasebe, satış operasyon ve depo çalışanları ise genellikle ikinci gruptadır.
Essentials ve Premium içindeki Team Member erişimi
Microsoft’a göre Essentials ve Premium lisansları sınırsız Team Member erişimini de içerir. Yani sistemde zaten tam lisansı olan bir çalışan için ayrıca Team Member lisansı almazsınız. Team Member lisansı, tam lisansa ihtiyacı olmayan ek kullanıcılar içindir.
Sınırı lisans belirler, izin kümesi değil
Team Member lisansında en sık yapılan yanlış anlama, izin kümesini genişleterek lisansın kapsamını da genişletmeye çalışmaktır. Business Central online, eski Dynamics NAV’daki gibi lisans dosyası kullanmaz. Kullanıcı girdiğinde Microsoft Entra ID’deki lisans planı okunur ve o plana bağlı nesne hakları (entitlements) yüklenir. Microsoft Learn’deki lisanslama sayfası bu önceliği açıkça yazar. Nesne hakları izinlerden önce gelir. Yönetici bir Team Member kullanıcıya SUPER izin kümesini verse bile kullanıcı yalnızca Team Member lisansının kapsadığı nesnelere erişebilir.
Team Member lisansıyla gelen varsayılan izin kümeleri şunlardır: D365 READ, D365 TEAM MEMBER, EDIT IN EXCEL - VIEW, EXPORT REPORT EXCEL ve LOCAL. Bunlara lisansa bağlı kullanıcı gruplarından gelen izin kümeleri de eklenir.
Varsayılanı değiştirmek isterseniz:
- Yönetici hesabıyla Business Central’a girin.
- Arama (Alt+Q) kutusuna Lisans Yapılandırması (License Configuration) yazıp sayfayı açın.
- Özelleştirmek istediğiniz lisansı seçip Yapılandır (Configure) eylemini seçin.
- İzinleri özelleştir (Customize permissions) alanını açıp değişikliği yapın.
Microsoft’un verdiği örnek, Excel’e aktarma kullanıcı grubunu Team Member lisansından çıkarmaktır. Bundan sonra bu lisansı atanan yeni kullanıcılar Excel’e aktaramaz. Özelleştirme yalnızca yeni atanan kullanıcılara uygulanır, mevcut kullanıcılar güncellenmez. Bu yüzden özelleştirmeyi, lisansları Microsoft 365 yönetim merkezinde atamadan önce yapmanızı öneririz.
Bir kullanıcının gerçekte neye erişebildiğini görmek için Kullanıcılar (Users) sayfasından Etkin izinler (Effective Permissions) sayfasını açın. Lisansı atadıktan sonra bu sayfayı mutlaka kontrol edin.
Microsoft 365 erişimi ve cihaz lisansıyla fark
Çalışanın ERP’ye bakması için tek yol Team Member lisansı değildir. Microsoft üç ayrı yol sunar.
| Microsoft 365 lisansı | Team Member | Cihaz lisansı | |
|---|---|---|---|
| Hak | Yalnızca okuma | Sınırlı yazma | Ortak cihazda çalışma |
| Erişim yolu | Teams içindeki Business Central uygulaması | Business Central lisanslı kullanıcı | Cihazı eş zamanlı kullanan kullanıcılar |
| Nasıl tanımlanır | Uygun bir Microsoft 365 planı | Kullanıcıya lisans atanır | “Dynamics 365 Business Central Device Users” grubuna üyelik |
| Koşul | Kuruluşta en az bir Business Central lisanslı başka kullanıcı bulunması | Yok | İlk girişi tam kullanıcı, yönetici ya da harici muhasebeci yapmalı |
Microsoft 365 erişiminde kullanıcı, Business Central kayıtlarını yalnızca Teams içinde okur. Web istemcisi, mobil uygulamalar, API’ler ve diğer Office uygulamalarıyla entegrasyonlar bu hakka dahil değildir. Kullanıcı kuruluşun kendi kiracısından olmalıdır, konuklar giremez. Desteklenen planlar arasında Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, E3, E5, F1 ve F3 bulunur. Bu erişim yalnızca Business Central online için geçerlidir.
Cihaz lisansında kullanıcıların ayrıca Business Central lisansı almasına gerek yoktur. Gruba istediğiniz kadar kullanıcı ekleyebilirsiniz. Aynı anda girebilecek kişi sayısını satın aldığınız cihaz lisansı belirler. Depo terminali ya da kasa gibi ortak cihazlar için uygun seçenek budur.
Masraf yönetimi örneği
Microsoft’un yeni masraf yönetimi özelliği, lisans ayrımını somut gösteriyor. Microsoft bu özelliği önizleme olarak sunuyor ve belgeyi değişebilir diye işaretliyor, bu yüzden aşağıdaki bilgiyi satın alma kararında tek dayanak yapmayın. Belgeye göre masrafları Business Central içinde yönetmek ve masraf raporu göndermek için en az Team Member lisansı gerekir. Raporu Business Central içinde onaylamak için de en az Team Member lisansı yeter. Raporu kesinleştirip ödeme sürecini başlatmak ise Essentials veya Premium lisansı ister.
Aynı belge, masraflarını yalnızca web uygulaması ya da e-postayla gönderen çalışanın Business Central lisansına ihtiyaç duymadığını, kullanımın Copilot kredisine göre ücretlendiğini de söylüyor. Çalışan Business Central’a girip herhangi bir masraf işi yaparsa en az Team Member lisansı gerekir.
Satın almadan önce karar ölçütleri
Lisans sayısını tahminle değil, iş listesiyle belirleyin.
- Business Central’a girecek herkesi unvanıyla değil, yapacağı işlerle listeleyin: hangi kartlara bakacak, ne güncelleyecek, hangi belgeyi oluşturup kesinleştirecek.
- Her işi yukarıdaki hak listesiyle karşılaştırın. Listede olmayan tek bir iş bile varsa o kullanıcı için Team Member yetmez.
- Belge oluşturup kesinleştiren herkese Essentials ya da Premium planlayın. Üretim ya da servis yönetimi gerekiyorsa o kullanıcılar için Premium’u düşünün.
- Yalnızca Teams’te bakıp tartışacak çalışanları Microsoft 365 erişimiyle çözün. Bu yolun şartı, kuruluşta zaten en az bir Business Central lisanslı kullanıcının bulunmasıdır.
- Ortak terminalleri cihaz lisansıyla tanımlayın.
- Kurulumdan sonra her lisans türünden bir kullanıcıyı Etkin izinler sayfasında kontrol edin ve gerçek işini yaptırarak deneyin.
Sık yapılan hatalar
Dynamics 365 Team Members ile karıştırmak. Microsoft’un kılavuzu, Business Central Team Member lisansının Dynamics 365 Team Members lisansıyla karıştırılmaması gerektiğini ayrıca belirtir. Satış tarafındaki Team Members lisansı, Sales Team Member gibi ayrı uygulamalar üzerinden çalışır ve kendi kurallarına sahiptir. Dynamics 365 Sales için lisans seçimini Dynamics 365 Sales sayfasında ayrıca ele alıyoruz.
Lisansı unvana göre vermek. “Müdür olan Team Member alsın” gibi kural yanıltır. Satış müdürü onay veriyorsa yeter; her gün sipariş giriyorsa yetmez.
İzin kümesiyle sınırı aşmaya çalışmak. Lisansın nesne hakları izinlerden önce geldiği için bu yöntem işe yaramaz. İş kapsam dışına çıkıyorsa kullanıcının lisansı yükseltilir.
Özelleştirmeyi geç yapmak. Lisans yapılandırması yalnızca yeni atanan kullanıcılara işler. Mevcut kullanıcıların izinlerini ayrıca düzeltmeniz gerekir. İzin kümelerini nasıl atayacağınızı kullanıcı ve izin kümesi tanımlama yazısında anlattık.
Xen Bilişim’in hizmeti
Kullanıcı listenizi iş akışlarıyla birlikte çıkarıyor, her kişi için lisans türünü belirliyor ve belirlediğimiz karışımı Etkin izinler sayfasında doğruluyoruz. Lisansları bulut bayi programı (CSP) üzerinden sağlıyor, kurulumdan sonra da lisans atamalarını yönetiyoruz. Ayrıntı için lisanslama ve ön analiz sayfalarına bakabilir, kullanıcı sayınıza göre teklif isteyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Team Member lisansıyla satış teklifi hazırlanabilir mi?
Evet. Microsoft'un lisanslama kılavuzuna göre Team Member lisansı satış ya da satın alma teklifini oluşturma, düzenleme ve silme hakkı verir. Satış siparişi ve fatura oluşturmak bu hakların arasında sayılmaz.
Essentials kullanıcısına ayrıca Team Member lisansı gerekir mi?
Gerekmez. Microsoft'a göre Essentials ve Premium lisansları sınırsız Team Member erişimini kapsar. Aynı kişi için iki lisans almak gerekmez.
Team Member lisanslı kullanıcıya SUPER izin kümesi verilirse tam yetkili olur mu?
Olmaz. Business Central'da lisansın tanımladığı nesne erişimi izinlerden önce gelir. Kullanıcıya SUPER verilse bile yalnızca Team Member lisansının kapsadığı nesnelere erişebilir.
Microsoft 365 lisansı Team Member lisansının yerine geçer mi?
Geçmez. Yalnızca Microsoft 365 lisansı olan çalışan, Teams içindeki Business Central uygulamasından kayıtları okuyabilir; kayıt oluşturamaz, değiştiremez, silemez. Sınırlı yazma için Team Member lisansı gerekir.
Team Member lisansında Excel'e aktarma kapatılabilir mi?
Evet. Varsayılan izin kümeleri arasında Excel'e aktarma ve Excel'de görüntüleme de vardır. Yönetici, Lisans Yapılandırması sayfasından lisansın izinlerini özelleştirebilir. Değişiklik yalnızca o lisansı bundan sonra atanan kullanıcılara uygulanır.
Kaynaklar
- Microsoft: Dynamics 365 Lisanslama Kılavuzu, Business Central Team Members bölümü
- Microsoft Learn: Business Central'da lisanslama
- Microsoft Learn: Lisanslara göre kullanıcı oluşturma
- Microsoft Learn: Microsoft 365 lisanslarıyla Business Central erişimi
- Microsoft Learn: Business Central'da masraf yönetimine genel bakış
- Microsoft Learn: Dynamics 365 Team Members lisansı ve sık sorulan sorular
Bu yazı, Microsoft iş uygulamaları hizmetini veren Xen Bilişim ekibi tarafından hazırlanmıştır. Hakkımızda
