Business Central'da kayıt grubu kurulum hatası ve çözümü
Belge kaydedilirken kayıt grubu hatası mı çıkıyor? Hata Mesajları sayfası, Genel Kayıt Kurulumu, eksik hesap ve ön izleme ile çözüm adımları.
İçindekiler
Business Central’da bir satış faturası, satın alma faturası ya da günlük kaydedilirken hata çıkıyorsa nedeni çoğunlukla kayıt grubu kurulumudur. Belgedeki müşteri, tedarikçi veya ürün kartında seçili gruplar birleştiğinde, o birleşim için bir genel defter hesabı tanımlı olmalıdır. Hesap eksikse ya da grupların birleşimi kurulumda yoksa kayıt durur ve ekranda Hata Mesajları (Error Messages) sayfası açılır. Çözüm, hatanın gösterdiği kurulum satırını bulup eksik hesabı doldurmaktır.
Yazı Microsoft Learn belgelerine dayanır. Hata iletisinin birebir metni sürüme ve belge türüne göre değişebildiği için iletileri tek tek listelemiyoruz. Bunun yerine belirtiyi, nedenini ve çözümü eşleştiriyoruz. Türkçe arayüz iş ortağı uygulamasıyla geldiği için ekran adlarının Türkçe karşılığı sizde farklı görünebilir. Bu yüzden adları Microsoft’un İngilizce arayüzündeki hâliyle de yazıyoruz.
Kayıt grupları ne iş yapar
Kayıt grupları, müşteri, tedarikçi, ürün ve belge gibi varlıkları genel defter hesaplarına bağlar. Microsoft’un anlatımına göre tek koşul bir hesap planınızın olmasıdır. Gruplar üç başlıkta toplanır: genel, özel ve vergi.
Hata arayan biri için en önemli ayrım, hangi bilginin nereden geldiğidir.
| Kayıt grubu | Hangi karta atanır | Neyi belirler |
|---|---|---|
| Genel iş kayıt grubu (General Business Posting Group) | Müşteri ve tedarikçi | Kimden satıp kimden aldığınız |
| Genel ürün kayıt grubu (General Product Posting Group) | Ürün ve kaynak | Ne sattığınız ve ne aldığınız |
| Genel Kayıt Kurulumu (General Posting Setup) | Karta atanmaz, iki grubu birleştirir | Her birleşim için hesap kümesi |
| Müşteri kayıt grubu (Customer Posting Group) | Müşteri | Alacak hesapları |
| Tedarikçi kayıt grubu (Vendor Posting Group) | Tedarikçi | Borç, hizmet bedeli ve ödeme iskontosu hesapları |
| Envanter kayıt grubu (Inventory Posting Group) | Ürün | Envanter hesabı, envanter kayıt kurulumuyla |
Microsoft’un verdiği örnekte müşteri kartında genel iş kayıt grubu ile müşteri kayıt grubu, ürün kartında genel ürün kayıt grubu ile envanter kayıt grubu seçilidir. Satış belgesinin başlığı müşteri kartındaki bilgiyi, satırları ürün kartındaki bilgiyi alır. Gelir kaydı ile satılan malın maliyeti kaydı, genel iş ve genel ürün kayıt gruplarının birleşiminden belirlenir. Alacak kaydı müşteri kayıt grubundan, envanter kaydı envanter kayıt grubundan gelir.
Bu yüzden hata iletisinde geçen hesap, ilk bakılacak kurulum sayfasını da söyler. Gelir ya da maliyet hesabı eksikse Genel Kayıt Kurulumu (General Posting Setup) sayfasına, alacak hesabı eksikse Müşteri Kayıt Grupları (Customer Posting Groups) sayfasına gidersiniz.
Hata Mesajları sayfasını okuma
Kayıt sırasında bir şey ters giderse Business Central Hata Mesajları (Error Messages) sayfasını gösterir. Sayfa, düzeltilmesi gereken kayıt grubu kurulumunu açıklar. Microsoft’un verdiği örnek ileti “Sales Prepayment account is missing a General Posting Setup” biçimindedir ve iletinin yanında sorunun kaynağı olan sayfayı açan bir bağlantı bulunur.
Microsoft bu hata işleme biçiminin her yerde çalışmadığını da belirtiyor. Ürün, kaynak, çalışan ve duran varlık günlüklerinde ve yerel sürümlerdeki kayıt gruplarına eklenen genel defter hesaplarında bu yönlendirmeli ekran yoktur. Bu günlüklerde hatanın hangi kurulumdan geldiğini ilgili kartları ve kurulum sayfalarını karşılaştırarak kendiniz bulmanız gerekir.
Hata penceresinde üç işe yarar özellik vardır.
- Ayrıntılı hata iletisi (Detailed error message) bölümü alan adları dahil teknik bilgiyi verir. Ayrıntıları kopyala (Copy details) simgesiyle bu bilgiyi alırsınız.
- Hata iletisindeki eylem, sorunlu alanın bulunduğu sayfayı doğrudan açar. Sayfayı ya da alanı aramanız gerekmez.
- Ayrıntıları paylaş (Share details) menüsü hata bilgisini kopyalar ve isterseniz Teams ya da e-posta üzerinden bir meslektaşınıza iletmenizi sağlar.
Yönetici ya da süper kullanıcıysanız başkalarının aldığı hatalara Hata Mesajı Kaydı (Error Message Register) sayfasından ya da yönetim merkezinden bakabilirsiniz. Microsoft’a göre bu iletilerin birçoğu kurulum eksiği ya da izin sorunudur.
Adım adım çözüm
- Hata iletisini okuyun ve hangi hesabın ya da hangi kurulumun eksik olduğunu not edin. Ayrıntılar için Ayrıntıları kopyala simgesini kullanın.
- İletideki eyleme tıklayın. Bağlantı yoksa Ara (Alt+Q) ile ilgili sayfayı açın, örneğin Genel Kayıt Kurulumu.
- Satırı bulun. Genel iş kayıt grubu ve Genel ürün kayıt grubu sütunları, belgenizdeki müşteri ya da tedarikçi kartı ile ürün kartındaki gruplarla aynı olmalıdır. Kartları açıp hangi kodların seçili olduğunu karşılaştırın.
- Satır yoksa yeni satır ekleyin. Benzer bir birleşim varsa, o satırdaki hesapları kopyalayabilirsiniz. Microsoft, farklı birleşimlerin çoğu zaman aynı hesaplara kaydettiği için bu yolu öneriyor.
- Eksik hesabı doldurun. Satış kaydı için Satış hesabı (Sales Account), satın alma için Satın alma hesabı (Purch. Account), stoklu ürünlerde Satılan malın maliyeti hesabı (COGS Account) ve Envanter düzeltme hesabı (Inventory Adjmt. Account) tipik alanlardır. Genel Kayıt Kurulumu sayfası tüm hesapları her zaman sütun olarak gösterir.
- Belgeye dönün, Kayıt ön izleme (Preview Posting) ile sonucu denetleyin, sonra gerçek kaydı yapın.
Hesap seçerken listenin kısıtlı geldiğini görürseniz, Business Central’ın seçilebilecek hesapları filtrelediğini bilin. Satırda Tüm hesapları arama listesinde göster (View All Accounts on Lookup) kutusunu işaretleyerek tüm hesaplara ulaşırsınız. Diğer kayıt grubu sayfalarında bazı hesap sütunları varsayılan olarak gizlidir. Bunları Tüm hesapları göster (Show All Accounts) anahtarıyla açarsınız.
Kayıt ön izlemesiyle önceden görme
Kaydedilebilen her belge ve günlükte Kayıt ön izleme (Preview Posting) düğmesi bulunur. Düğme, kayıt sonunda oluşacak giriş türlerini gösterir. Microsoft’un örneğinde satın alma faturasından Kayıt Önizleme (Posting Preview) sayfası açılır, G/L Entry satırı seçilir ve İlgili girişleri göster (Show Related Entries) ile hangi genel defter girişlerinin oluşacağı listelenir.
Kurulumu düzelttikten sonra bu adımı atlamamanız iyi olur. Hesabı doldurmuş olmanız doğru hesabı seçtiğiniz anlamına gelmez, bunu ön izleme gösterir. Gerçek kayıt yapıldıktan sonra yanlış kullanılan kurulumu silemezsiniz.
Belirtiye göre olası nedenler
Aşağıdaki tablo hata belirtisini olası kurulum nedenine eşler. Microsoft’un belgelediği alan ve sayfa adlarına dayanır.
| Belirti | Olası neden | Bakılacak yer |
|---|---|---|
| Satış belgesi kaydedilmiyor, gelir hesabı eksik deniyor | Müşteri ve ürün gruplarının birleşimi için satır yok ya da Satış hesabı boş | Genel Kayıt Kurulumu |
| Satılan malın maliyeti kaydı hata veriyor | Satılan malın maliyeti hesabı boş | Genel Kayıt Kurulumu |
| Ödeme ya da iskonto kaydında hesap eksik | İskonto ve ödeme toleransı hesapları boş | Genel Kayıt Kurulumu, iskonto ve tolerans sütunları |
| Alacak ya da borç hesabı eksik | Müşteri ya da tedarikçi kayıt grubunda hesap yok | Müşteri Kayıt Grupları, Tedarikçi Kayıt Grupları |
| Stok hareketinde envanter hesabı eksik | Envanter kayıt grubu ile konum birleşimi için kurulum yok | Envanter Kayıt Kurulumu (Inventory Posting Setup) |
| Banka hareketi hata veriyor | Banka hesabı kayıt grubunda genel defter hesabı yok | Banka Hesabı Kayıt Grupları |
| Kurulum satırı var ama kullanılamıyor | Satır Engellendi (Blocked) olarak işaretli | Genel Kayıt Kurulumu, Engellendi alanı |
Microsoft, Genel Kayıt Kurulumu tablosunda satış ve satın alma hesaplarının yanında iskonto, ödeme toleransı, ön ödeme, iade belgesi, envanter düzeltme, ara dönem ve üretim maliyeti hesaplarının da bulunduğunu belgeliyor. Üretim kullanıyorsanız (Premium) o hesapların da dolu olması gerekir.
Eksik hesap bildirimi ve yer tutucu uyarısı
Business Central yeni başlayanlara yardımcı olmak için eksik hesapları bildirim olarak gösterebilir. Kayıt grubu ya da kurulumunda genel defter hesabı eksik (G/L Account is missing in posting group or setup) bildirimi açıksa, eksik hesabı olan bir kayıt grubuyla çalışırken bağlantı size ilgili sayfayı açar. Bildirimi Ayarlarım (My Settings) sayfasındaki Bildirim aldığım zamanı değiştir alanından, oradan da Bildirimlerim (My Notifications) sayfasından yönetirsiniz.
Dikkat edilmesi gereken bir nokta var. Sizi doğrudan doğru yere götürebilmek için Business Central bir yer tutucu kayıt grubu ya da kurulum oluşturur. Kayıt gruplarının muhasebecinin elinde olması gerektiğinden, bu davranış kurumunuzda istenmeyebilir. Öyle ise bildirimi kapatın ve düzeltmeyi muhasebecinizle birlikte yapın. Çünkü belgeler kaydedildikten sonra yanlış kullanılan kayıt grubunu ya da kurulumu silemezsiniz.
Sık yapılan hatalar
Yalnız bir kartı düzeltmek. Hatayı ürün kartındaki grubu değiştirerek geçiştirirseniz, o ürünün tüm gelecekteki satışları yeni birleşime gider. Önce hangi birleşimin doğru olduğunu muhasebeyle netleştirin, sonra kartı ya da kurulumu değiştirin.
Hesap silmek. Hesap planında bir hesabı silmeden önce hesabın bakiyesinin sıfır olması gerekir. Genel Defter Kurulumu (General Ledger Setup) sayfasında Genel defter hesabı kullanımını denetle (Check G/L Account Usage) alanı seçiliyse hesap, hiçbir kayıt grubunda ya da kurulumda kullanılıyor olmamalıdır. Yani kayıt grubunda kullanılan bir hesap silinemez. Kayıt grubuna bağlı hesabı değiştirmek istiyorsanız önce kurulumdaki hesabı değiştirin.
Banka hesaplarında doğrudan kayıt. Microsoft, banka hesabı kayıt gruplarında kullanılan genel defter hesaplarında Doğrudan kayıt (Direct Posting) alanının Hayır olmasını öneriyor. Microsoft, banka hesabı kayıt gruplarının hareketlerin izlenmesini ve banka mutabakatını kolaylaştırabileceğini belirtiyor.
Kurulum satırını silmek. Yeni kayıtlarda kullanılmasını istemediğiniz birleşimler için satırı silmek yerine Engellendi alanını kullanın.
İzinsiz denemek. Hata penceresindeki bağlantı, kullanıcının ilgili kaydı değiştirme izni yoksa görünmez. Bu durumda bağlantı yok diye hatanın başka bir şey olduğunu düşünmeyin. İzin kümesi eksikse kullanıcı ve izin kümesi yazımıza bakabilirsiniz.
Hatanın tekrarlanmaması için
- Yeni bir müşteri, tedarikçi ya da ürün grubu açtığınızda, Genel Kayıt Kurulumu satırını da aynı gün oluşturun. Genel iş kayıt grubunda Otomatik varsayılan ekle (Auto Insert Default) seçeneği, grubu ürün gruplarıyla birleştirirken genel kayıt kurulumu kayıtlarının otomatik oluşmasını denetler. Seçenek hangi hesapları dolduracağını söylemez, yani oluşan satırı yine gözden geçirmeniz gerekir.
- Çok sayıda satır varsa, her birleşimi elle doldurmak yerine benzer bir satırdan hesapları kopyalayın.
- Kayıt grubu kurulumunda yapılan değişikliklerin izini sürmek için Değişiklik günlüğü (Change Log) özelliğini kullanın. Microsoft, kayıt grubu tablolarının kimliklerini verir. Örneğin genel ürün kayıt grubu 251, müşteri kayıt grubu 92, tedarikçi kayıt grubu 93, envanter kayıt grubu 94 ve duran varlık kayıt grubu 5606 numaralıdır. Böylece ne değişti, kim değiştirdi, ne zaman değiştirdi sorularına cevap bulursunuz.
- Veriyi dışarıdan aktarıyorsanız, kayıt grubu kurulumunu aktarımdan önce tamamlayın. Toplu aktarım için Excel ile veri aktarımı yazımıza göz atın.
- Kayıt grubu kurulumunu değiştirmeden önce bir sandbox ortamında deneyin. Ortam kurmak için sandbox ortamı yazımızda adımlar var.
Xen Bilişim’in hizmeti
Kayıt grubu kurulumunu hesap planınıza, muhasebecinizin yöntemine ve kullandığınız modüllere göre biz kurarız. Mevcut bir ortamda kayıtların neden durduğunu bulmak için sağlık kontrolü yapar, eksik ya da çakışan kurulumları listeler ve düzeltmeyi sizinle birlikte onaylayarak uygularız. Yeni kurulumda bu işi kurulum hizmetimizin içinde ele alırız. Sorunuz varsa iletişim sayfasından yazabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Kayıt sırasında çıkan hata iletisini nasıl bir meslektaşıma iletebilirim?
Hata penceresinde Ayrıntıları paylaş (Share details) menüsünü kullanırsınız. Ayrıntılar kopyalanır, isterseniz Teams penceresi ya da varsayılan e-posta düzenleyiciniz açılır ve hatanın çıktığı sayfanın bağlantısı da eklenir. Teknik ayrıntılar Ayrıntılı hata iletisi (Detailed error message) bölümünde yer alır.
Hata penceresindeki eylem beni kurulum sayfasına götürmüyor, neden?
Microsoft'a göre Business Central, hata zaten açık olan sayfadaysa ya da kullanıcının ilgili kaydı değiştirme izni yoksa bağlantı eklemez. İzin eksiği varsa yöneticiden kurulum sayfaları için gerekli izin kümesini isteyin.
Kayıt kurulumu satırını yanlış girdim, silebilir miyim?
Belgeler kaydedildikten sonra, yanlış kullanılmış kayıt grubunu ya da kurulumu silemezsiniz, çünkü bunlar için genel defter kayıtları oluşmuştur. Kullanılmasını istemediğiniz bir Genel Kayıt Kurulumu satırını Engellendi (Blocked) alanıyla yeni kayıtlara kapatabilirsiniz.
Genel Kayıt Kurulumu ile Müşteri Kayıt Grupları arasındaki fark nedir?
Genel Kayıt Kurulumu, genel iş kayıt grubu ile genel ürün kayıt grubunun birleşimine hesap atar ve gelir ile satılan malın maliyeti bu birleşimden belirlenir. Müşteri kayıt grubu ise alacak hesabını belirler. İkisi ayrı yerlerde tanımlanır ve bir satış belgesinde birlikte çalışır.
Kayıt öncesi hatayı görmek için belgeyi kaydetmem gerekir mi?
Hayır. Kaydedilebilen her belge ve günlükte Kayıt ön izleme (Preview Posting) düğmesi vardır. Oluşacak kayıt türlerini ve genel defter girişlerini gerçek kayıt yapılmadan görürsünüz. Hata varsa Hata Mesajları (Error Messages) sayfası açılır.
Kaynaklar
- Microsoft Learn: Kayıt grubu kurulumu (Posting group setup)
- Microsoft Learn: Uyarılar ve hata iletileri (Warnings and error messages)
- Microsoft Learn: Belge ya da günlüğü kaydetmeden önce girişleri önizleme
- Microsoft Learn: Genel Kayıt Kurulumu tablosu (General Posting Setup)
- Microsoft Learn: Genel İş Kayıt Grubu tablosu (Gen. Business Posting Group)
- Microsoft Learn: Hesap planını kurma ya da değiştirme
Bu yazı, Microsoft iş uygulamaları hizmetini veren Xen Bilişim ekibi tarafından hazırlanmıştır. Hakkımızda
