Business Central'a Excel ile veri aktarma: yapılandırma paketi
Business Central'a Excel ile müşteri, satıcı, stok ve hesap planı aktarma: yapılandırma paketini dışa aktarma, doldurma, hata ayıklama ve uygulama adımları.
İçindekiler
Business Central’a Excel ile veri aktarmanın Microsoft’un belgelediği yolu yapılandırma paketidir (configuration package). Varsayılan paketi Excel’e aktarır, müşteri, satıcı, stok ve hesap planı gibi verilerinizi o dosyaya yerleştirir, geri içe aktarır, hataları ayıklar ve paketi uygularsınız. Microsoft bu yöntemi şirketi ilk kez kurarken kullanmanızı söyler. Üretimde çalışan bir şirkete toplu veri girmek için başka bir araç gerekir.
Bu yazıda aktarımın hangi durumda hangi yolla yapılacağını, paketi Excel’e almayı, dosyayı doldururken dikkat edilecek kuralları, içe aktarma ve uygulama adımlarını ve açılış bakiyelerinin nasıl girileceğini anlatıyoruz. Anlatım Microsoft Learn belgelerine dayanır ve Business Central online içindir.
Doğru yolu seçmek
Her aktarım için yapılandırma paketi gerekmez. Microsoft’un belgelerine göre seçim kaynağınıza ve şirketin durumuna bağlıdır.
| Durum | Microsoft’un önerdiği yol |
|---|---|
| Dynamics NAV, Dynamics GP veya QuickBooks’tan geliyorsunuz | Veri aktarım sihirbazları |
| Boş bir şirkete ilk kez müşteri, satıcı, stok ve hesap planı girilecek | Yapılandırma paketi ve Excel |
| Üretimde çalışan şirkete çok miktarda veri girilecek | XMLport |
| Mevcut kayıtları Excel’de görüp düzeltmek istiyorsunuz | Business Central’ın Excel’de görüntüleme ve düzenleme özelliği |
NAV’dan geliyorsanız NAV’dan Business Central’a geçiş yazımıza bakın. Bu yazı, kaynağı Excel olan ya da Microsoft’un hazır aktarım aracı bulunmayan sistemlerden gelen veriye yöneliktir.
Ön koşullar
- Boş bir şirket ya da sandbox. Microsoft önce bir sandbox ortamında şirket kurmanızı önerir. Sandbox’ta işler ters giderse ortamı silip baştan başlarsınız. Premium ve Essentials abonelikleri her müşteriye bir üretim ve üç sandbox ortamı verir.
- İzinler. Paketi dışa aktaran kullanıcıda pakete giren tablolar için doğrudan okuma (Direct Read), içe aktaran kullanıcıda doğrudan ekleme ve değiştirme (Direct Insert, Direct Modify) izni olmalıdır. Dolaylı izin yetmez. İzin kümelerini kullanıcı ve izin kümesi yazımızda anlattık.
- Aynı sürüm ve aynı yapı. Paketin geldiği ve gideceği ortamda tablo ve alan yapısı aynı olmalıdır. Hedefte bulunmayan tablo ya da alanlar içe aktarılmaz. Birincil anahtarı ya da veri türü farklı olanlar da aktarılamaz.
- Tablo ve alan adlarında özel karakter.
%,&,<,>gibi karakterlerle ayrışan, aynı adı taşıyan alanlar dışa ya da içe aktarmada hataya yol açabilir.
Microsoft yapılandırma paketlerinin ileri düzey bir işlev olduğunu belirtir ve iş ortağıyla çalışmanızı önerir.
Paketi Excel’e aktarma
- Arama simgesini seçip Configuration Packages (yapılandırma paketleri) yazın ve sayfayı açın.
- Varsayılan paketi açın. Business Central bu paketle ana veriyi (müşteri, satıcı, stok kalemi, hesap) ve ödeme koşulları gibi temel kurulum tablolarını, ayrıca satış ve satın alma başlık ve satırları gibi hareket tablolarını getirir. Yalnızca kendi ihtiyacınız olan tablolarla ilerlemek için yeni bir paket oluşturup Code ve Package Name alanlarını doldurabilirsiniz.
- Sütunları sadeleştirmek istiyorsanız tablonun alanlarını açın. Clear Included eylemi bütün alanları pakette hariç bırakır, Set Included hepsini ekler. Doldurmayacağınız alanları dışarıda bırakmak dosyayı küçültür.
- Config. Package Card sayfasında Export to Excel eylemini seçin.
Oluşan çalışma kitabında pakete giren her tablo için ayrı bir sayfa bulunur.
Excel’de veriyi hazırlama
Önemli kural şu. Sütunları taşımayın, değiştirmeyin, silmeyin. Microsoft’a göre bunlardan biri yapılırsa dosya Business Central’a geri alınamaz.
Eski sisteminizin verisi bu sütun düzenine uymaz. Microsoft’un önerdiği yöntem üç adımdan oluşur:
- Çalışma kitabına boş bir sayfa ekleyin ve eski sistemden aldığınız veriyi oraya yapıştırın.
- Bu sayfada, dışa aktarılan tablo sayfasının her alanı için eski verideki karşılığını gösteren Excel formülleri yazın. Biçim düzeltme ve doğru hücreye yerleştirme için Excel’in yerleşik işlevlerinden yararlanabilirsiniz.
- Eşlemeyi bitirince sonuç aralığını kopyalayıp tablo sayfasına yapıştırın.
Dosyayı doldurmadan önce üç noktaya bakın.
Hesap planı. Varsayılan şablon yalnızca Muhasebe Hesabı (G/L Account, tablo 15) tablosundaki alanları içerir. Microsoft Q&A’da bir kullanıcı, şablonda hesap alt kategorisi alanının olmadığını sormuştu. Bir topluluk yanıtına göre hesap kategorileri ayrı bir tabloda (570) durur. Böyle bir alanı aktaracaksanız ilgili tabloyu pakete eklemeniz gerekir. Bu bilgi Q&A yanıtından geldiği için kendi sürümünüzde sandbox’ta doğrulayın.
Kayıtlı hareket içeren tablolar. Müşteri, satıcı ve stok kalem kayıtları gibi tablolara veri aktaramazsınız. Bu veriyi pakete koymayın. Açılış bakiyelerini aşağıdaki yevmiye yöntemiyle girersiniz.
Çok satırlı metin alanları. Satış belgesindeki iş açıklaması gibi alanlar varsayılan olarak base64 kodlamasını kullanır. Bunları Excel’de düzenleyecekseniz metni dışa aktarmadan önce base64’e çevirmeniz gerekir. Microsoft belgelerinde bu alanlar için ayrı notlar bulunur, bu yüzden örnek bir kayıtla önce deneyin.
İçe aktarma ve uygulama
Dosyayı doldurduktan sonra veri iki aşamada girer. İçe aktarma verinizi yalnızca paketin içine alır. Gerçek tablolara yazan adım paketi uygulamaktır.
- Config. Package Card sayfasında Import from Excel eylemini seçip dosyanızı yükleyin.
- Paket kartındaki No. of Package Errors alanına bakın. Sıfırdan büyükse alana tıklayın. Config. Package Records sayfası açılır.
- Hatalı satırı seçip Show Error eylemini kullanın. Örnek bir mesaj XX is not a valid option. Valid options are: XX biçimindedir. Nedeni görünce kaynak dosyada düzeltip yeniden içe aktarmak en temiz yoldur.
- Hata kalmayınca Apply Package eylemiyle paketi uygulayın. Tek bir tabloyu uygulamak için ilgili tabloda Apply Data eylemini kullanabilirsiniz.
- Uygulamadan sonra müşteri, satıcı ve stok listelerini açıp kayıtları kontrol edin.
Tabloların işlenme sırası önemlidir, çünkü müşteri kartı ödeme koşulu ya da kayıt grubu gibi başka tablolara bağlıdır. Paket kartında paket için, alan sayfasında alan için işlem sırasını ayarlayabilirsiniz. Kaynak ve hedef arasında yapı farkı varsa Config. Package sayfasında tablo ve alan eşlemesi tanımlanabilir. Alana doğrudan tanımlanan eşleme, ilişkili tablodaki eşlemeden önceliklidir.
Açılış bakiyeleri
Ana veri yerine oturduktan sonra bakiyeleri yevmiye satırlarıyla girersiniz. Microsoft’un anlattığı sıra şudur ve aynı mantık müşteri, satıcı ve stok için de geçerlidir.
- Configuration Worksheet sayfasında Create G/L Acct. Journal Lines eylemini seçin.
- Options hızlı sekmesinde Journal Template gibi alanları doldurun ve gerekirse filtre koyun.
- Kayıtlar yevmiyeye gelir, tutarlar boştur. Yevmiye tablosunu Excel’e aktarın ve eski verinizden karşı hesap bilgisini ve tutarları elle girin.
- Dosyayı içe aktarıp uygulayın. Satırlar kaydedilmeye hazır olur.
- Yapılandırma sayfasında yevmiye satırı tablosunu seçip Database Data eylemiyle satırları açın, kontrol edin ve Post ile kaydedin.
Banka hesabı bakiyesi için bu yolu izlemeyin. Microsoft, bankayla ilişkili muhasebe hesabına doğrudan kayıt atmak yerine banka hesabı kurulumu belgesindeki adımları uygulamanızı söyler.
Sık yapılan hatalar
- Sütun düzenini bozmak. Excel’de sütun eklemek ya da silmek dosyayı kullanılamaz yapar. Düzenleme ayrı bir sayfada yapılmalıdır.
- Üretimdeki şirkette paket kullanmak. Büyük veri yüklemesi performansı düşürür ve kullanıcıları sistemden dışarıda bırakabilir. Üretimde XMLport kullanılır.
- Hesap planını varsayılan şablonla bitmiş saymak. Kategori gibi alanlar farklı tablolarda durabilir. Önce sandbox’ta bir hesap aktarıp ekranda kontrol edin.
- Geçmiş hareketleri pakete koymak. Kayıtlı hareket tablolarına veri girmez. Bakiye için yevmiye kullanın.
- Yetkisiz kullanıcıyla denemek. Direct Insert ve Direct Modify izni olmayan kullanıcı içe aktaramaz.
Xen Bilişim’in hizmeti
Veri aktarımını eski sistemin dökümünü incelemekle başlatıyoruz. Hangi kayıtların taşınacağına, hangilerinin açılış bakiyesi olarak girileceğine karar veriyor ve aktarımı önce sandbox’ta deniyoruz. Ayrıntılar veri aktarımı hizmeti sayfamızda, kurulumun geri kalanı kurulum hizmeti sayfamızda yer alıyor. Durumunuzu anlatmak için bize yazabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Business Central'a Excel'den müşteri ve satıcı listesi nasıl aktarılır?
Yapılandırma paketleri (Configuration Packages) sayfasında varsayılan paketi Excel'e aktarırsınız. Müşteri ve satıcı sayfalarını doldurup dosyayı Excel'den içe aktarır, hataları kontrol eder ve paketi uygularsınız. Sütunları değiştirmemeniz gerekir, aksi halde dosya içe aktarılamaz.
Yapılandırma paketi, üretimde çalışan bir şirkette kullanılabilir mi?
Microsoft bu yöntemi yalnızca şirketi ilk kez kurarken önerir. Çok veri aktarmak performansı etkileyebilir ve işlem sırasında kullanıcıların Business Central'ı kullanmasını engelleyebilir. Üretimdeki şirketler için Microsoft XMLport kullanmayı önerir.
Excel dosyasına sütun ekleyebilir ya da sütun sırasını değiştirebilir miyim?
Hayır. Microsoft, çalışma sayfalarındaki sütunlar taşınır, değiştirilir ya da silinirse dosyanın içe aktarılamayacağını belirtir. Kendi verinizi ayrı bir sayfada hazırlayıp formülle dışa aktarılan sayfaya taşımak daha güvenlidir.
Eski dönem müşteri ve satıcı hareketlerini yapılandırma paketiyle aktarabilir miyim?
Kayıtlı hareket içeren tablolara (müşteri, satıcı ve stok kalem kayıtları gibi) veri aktarılamaz. Açılış bakiyelerini, paketle oluşturduğunuz yevmiye satırlarını doldurup kaydederek girersiniz.
Aktarımı denemek için ayrı bir ortam açmam gerekir mi?
Microsoft önce bir sandbox ortamında şirket kurmanızı ve kullanıcıların orada alışmasını önerir. Premium ve Essentials abonelikleri, her müşteriye bir üretim ve üç sandbox ortamını ek ücret olmadan verir. Sandbox'ı silip baştan başlayabilirsiniz.
Kaynaklar
- Microsoft Learn: Verileri Excel ile içe aktarma
- Microsoft Learn: Şirket yapılandırma paketlerini kurma
- Microsoft Learn: Şirket yapılandırma paketlerini uygulama
- Microsoft Learn: Yapılandırma paketlerinde çok satırlı metin
- Microsoft Learn: Üretim ve sandbox ortamlarını yönetme
- Microsoft Q&A: Business Central'da hesap planı aktarma
Bu yazı, Microsoft iş uygulamaları hizmetini veren Xen Bilişim ekibi tarafından hazırlanmıştır. Hakkımızda
